Die 5 größten Herausforderungen von Webmeetings

Virtuelles Arbeiten ist für uns normal (geworden). Bei Start-ups sitzen die Teammitglieder ohnehin selten alle an einem Ort. Trotzdem hat die Sache mit den Online-Meetings so ihre Tücken. Wir zeigen dir, wie du sie besser umschiffen kannst.

 

Laut einer Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung werden viele Unternehmen auch nach der Corona-Krise am Homeoffice festhalten – und das nicht nur im Dienstleistungsbereich, sondern auch im verarbeitenden Gewerbe. In Deutschland, aber auch weltweit. Das heißt, dass es auch künftig weniger Präsenzmeetings geben wird und wir mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Kollegen ziemlich oft mithilfe von Meeting-Tools kommunizieren. Die Medaille hat zwei Seiten. Webmeetings funktionieren schnell und ohne große Anfahrt und der Kaffee schmeckt immer. Ist ja der eigene … Allerdings gehen übers Netz viele Zwischentöne verloren, es ist nicht dasselbe, wie einem Menschen leibhaftig gegenüberzusitzen. Darüber hinaus können diese fünf Herausforderungen besonders nerven:

 

1. Die Ermüdungsfalle

Webmeetings sind anstrengend – mehr als andere Meetings. Das Phänomen hat sogar einen Namen: „Zoom fatigue“. Unser Gehirn ist bei Treffen vor dem Bildschirm ganz anders gefordert, da es viel mehr Signale gleichzeitig verarbeiten muss. Nach einem 2-Stunden-Meeting sind wir oft richtig im Eimer.

Unser Tipp: Begrenzt nach Möglichkeit die Meetings auf maximal eine Stunde. Achtet auf Disziplin, lustige Geschichten vom letzten Wochenende verlängern den Termin unnötig.

 

2. Der vollgestopfte Kalender

Er verschärft die Ermüdungsfalle noch einmal. Für Webkonferenzen müssen wir nirgendwohin. Wir bleiben einfach sitzen und der nächste Termin beginnt. Wenn wir nicht aufpassen, bleibt vorher kaum Zeit, ein frisches Glas Wasser zu holen oder zu pieseln. „Ich klink mich mal aus, ich muss ins nächste Meeting!“ ist einer der häufigsten Sätze unseres Business-Alltags. Doch wer zwischendurch nicht mal die Beine ausschüttelt und nicht wenigstens fünf Minuten etwas weniger Anspruchsvolles tut, schlafft ab und hat Mühe, sich weiter zu konzentrieren.

Unser Tipp: Legt eure Online-Meetings nicht dicht an dicht. Euer Gehirn braucht Pausen!

 

3. Der Ton-Horror

Wahrscheinlich kennt ihr ihn auch, den einen Kandidaten mit dem permanent schlechten Ton. Ein altes Headset, zu viel Raumklang – es ist mega-anstrengend, zuzuhören. Das Dumme ist nur: Ihr habt den richtigen Moment verpasst, es zu thematisieren. Und jetzt wisst ihr nicht, wie ihr es sagen sollt. Vielleicht habt ihr mal vorsichtig „Der Ton ist gerade nicht so gut.“ gesagt. Und euer Gegenüber hat sich gewundert: „Es ist eigentlich alles wie immer.“ Und ihr denkt: Eben. Das ist ja das Problem. Es ist immer mies. So quält ihr euch durch das Meeting und konzentriert euch wie Hölle, um alles zu verstehen.

Unser Tipp: Es hilft nichts, ihr müsst raus mit der Sprache. Sagt ehrlich, dass der Ton ein Problem ist. Vermutlich weiß euer Gesprächspartner gar nicht, wie schlecht er akustisch rüberkommt. Nur durch eure Offenheit bekommt er die Chance, etwas zu verbessern.

4. Das Themen-Chaos

Gute Meetings brauchen immer Klarheit. Für die Online-Variante ist das sogar noch wichtiger. Doch gerade hier geht es oft zu, als hätten sich alle zufällig zum Schwätzchen getroffen. Warum sind wir eigentlich zusammengekommen? Das gerät allzu oft aus dem Blickfeld. Person A spricht gerade mit Person B, Person C ist nicht betroffen, und langweilt sich, versucht aber trotzdem interessiert auszusehen. Niemand führt das Meeting. Und am Ende herrscht Unsicherheit über das Beschlossene.

Unser Tipp: Schreibt eine (vom Umfang her realistische!) Agenda. Bestimmt vorher jemanden, der das Meeting leitet. Arbeitet die Agenda ab. Sollten Punkte für Person C nicht relevant sein, verlegt sie von vorneherein auf das Ende des Meetings, so dass die Person es verlassen kann. Wiederholt zuvor das Beschlossene und haltet es auch schriftlich für alle fest. Seid diszipliniert, so wird es weniger ermüdend (siehe Punkt 1).

5. Das Tool-Wirrwarr

Heute nehmen wir Zoom, morgen Skype for Business, das nächste Meeting machen wir in Microsoft Teams und der Kunde X arbeitet am liebsten mit GoToMeeting. Super, dass wir so flexibel sind! Wie ging hier nochmal das Bildschirm teilen? Äh… Da war doch immer ein Button… Achso, ne, das war ja bei dem anderen Tool… äh …. Die Suche nach Funktionen (Updates!) bei weniger genutzten Diensten ist zum Haare raufen.

Unser Tipp: Macht euch mit einem Tool so vertraut, dass ihr es in und auswendig kennt. Ein zweites ist die Alternative. Und dann arbeitet ihr nur noch damit. Fertig. Am besten ihr schreibt einmal eure Anforderungen auf. Braucht ihr ein Whiteboard für Notizen? Darf es eine Pro-Version sein? Sind auch Teilnehmer per Telefon dabei? Und dann schreibt ihr dazu, welches Tool diese Funktionen am besten erfüllt. Das sollte euer Leib-und-Magen Tool werden.

Übrigens: Für Coachings per Web (auch so etwas, was künftig bleiben wird) gibt es eine Plattform, die genau auf die entsprechenden Anforderungen zugeschnitten ist. Die Virtual Consulting Platform VCP ermöglicht alles: Online-Meetings zu zweit oder mehreren, Chats, Zugriff auf eine individuelle Dokumentenbibliothek, zeitgleiche Bearbeitung von Dateien, persönliche Notizen und vor allem die Nutzung von über 30 professionellen Beratungs- und Coaching-Tools. Mehr geht kaum. Und die Buttons findet man auch immer. Auf der Webseite von SLBB gibt es mehr Infos dazu.

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